Anders geplant: Warum bei Veranstaltungen so häufig etwas schiefläuft

Diejenigen, die auf einem Festival schon mal 40 Minuten vor einer überfüllten Toilette gewartet haben oder sich in der endlosen Schlange für Trinkwasser den Kopf ordentlich verbrannt haben, wissen: Gute Laune ist nicht nur Frage der Musik. Auch die Logistik spielt eine entscheidende Rolle..

Immer wieder scheitern Events nicht etwa an mangelndem Interesse – sondern an ihrer Umsetzung. Woran liegt das? Und was lässt sich für die Zukunft daraus lernen?

Der Plan war gut – bis der Regen kam

Es gibt kaum ein öffentliches Ereignis, das nicht mindestens einmal von einer Panne überschattet wurde.

Ob der Abbruch des World Club Dome in Frankfurt wegen eines Unwetters, chaotische Zustände bei der Documenta-Eröffnung in Kassel oder das Debakel beim Wacken Open Air als das Gelände im Schlamm versank ­− selbst bestens etablierte Veranstalter müssen sich immer wieder die Frage stellen: Haben wir wirklich alles bedacht?

Tatsächlich zeigt ein Blick hinter die Kulissen, dass sich viele Probleme bereits in der Planungsphase abzeichnen. Häufig fehlt es sowohl an Zeit als auch an Erfahrung – und am Bewusstsein, wie komplex selbst kleine Events geworden sind.

Wenn das Budget die erste Baustelle ist

Viele Veranstalter unterschätzen den Aufwand, den ein durchdachtes Event wirklich benötigt.

In vielen Fällen wird bei Dingen gespart, die später maßgeblich über die Stimmung entscheiden, wie ausreichend Personal, gute Ausschilderung, eine funktionierende Wasser- und Sanitärversorgung oder ausreichend Rückzugsorte bei Hitze. In einer Branche, die mit knappen Margen rechnet, werden die Budgets häufig sehr optimistisch kalkuliert – oder erst gar nicht im Detail aufgestellt.

Selbst bei vergleichsweise strukturierten Formaten, wie zum Beispiel Fachmessen, stellt eine sorgfältige Budgetplanung für Messeauftritte einen kritischen Erfolgsfaktor dar. Werden etwa Stromanschlüsse, Bodenbeläge oder Ausfallversicherungen zu spät oder gar nicht berücksichtigt, entstehen plötzlich Kosten, die das gesamte Konzept noch in letzter Minute gefährden können.

Die unsichtbare Macht der Besucherwege

Ein weiterer Punkt in der Eventplanung, der häufig unterschätzt wird, besteht in der Dynamik der Bewegung.

Wenn sich Besucher durch enge Korridore schieben, Kreuzungen verstopfen oder Notausgänge blockiert sind, entstehen sowohl Frust als auch große Sicherheitsrisiken. Die Loveparade-Katastrophe 2010 in Duisburg, bei der 21 Menschen starben, hat gezeigt, wie gravierend solche Fehler sein können.

Heute sollten sich alle Veranstalter daher sich mit modernen Crowd-Management-Tools auseinandersetzen, die mit Hilfe von Bewegungsmodellen und Simulationen die Besucherströme voraussagen. Dabei handelt es sich um einen Aufwand, der sowohl bei Massenveranstaltungen als auch bei größeren Stadtfesten oder Messen immer mehr an Bedeutung gewinnt.

Kommunikation ist mehr als Bühnenmoderation

Allerdings ist nicht nur der Ablauf vor Ort entscheidend – auch die Kommunikation rund um das Event stellt einen essentiellen Faktor dar. Eine schlechte Informationspolitik kann bei kurzfristigen Änderungen oder Pannen die Lage zusätzlich verschärfen.

Besonders in sozialen Medien verbreiten sich Eindrücke heute rasant. Veranstalter, die nicht transparent und schnell kommunizieren, verlieren das Vertrauen ihres Publikums. Ein Beispiel: Beim Hurricane Festival 2016 sorgten verzögerte Informationen über den Abbruch einzelner Programmpunkte für massive Verwirrung und Unmut unter den Gästen – obwohl rein organisatorisch vieles richtig gemacht wurde.

Die Bühne ist nicht alles

Gelungene Events lassen sich in der Regel daran erkennen, dass sich niemand Kritik an ihrer Organisation äußert, es keine langen Wartezeiten gibt, ausreichend Wasser da ist und  alle Besucher wissen, wo sie hinmüssen. Im ersten Moment wirkt all das selbstverständlich.  Es ist jedoch das Ergebnis einer monatelangen, präzisen Planung.

Worauf kommt es also an? Einen klaren Realismus in der Planungsphase, ausreichende finanzielle Puffer und eine gute Kommunikation. Events sind längst mehr als nur Kultur oder Unterhaltung ‒ sie sind hochkomplexe Projekte mit einer ganz eigenen Dynamik.